Dampak Penerapan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan

Dalam era globalisasi dimana kecepatan dan ketepatan dalam melakukansesuatu hal yang berhubungan dengan bisnis maupun kehidupan sehari-hari mulaimutlak untuk dilakukan. Teknologi informasi sebagai alat teknologi yang membantumanusia maupun suatu perusahaan berkembang sangat cepat, hal inipun seakanmerubah suatu budaya hampir diseluruh dunia. Sebelum ada teknologi Informasi sepertinternet, streaming video,jaringan komunikasi, GPS serta sistem-sistem informasididalamnya hubungan kita dengan orang lain sangat dibatasi oleh jarak, waktu dan biaya.Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunyamemiliki tujuan yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan usahanya. Apalagi dengan kondisi saat ini, dengan persaingandan fluktuasi dunia bisnis yang tinggi sehingga penerapan TI bukan hanya sebagaisupporting tools saja, tetapi menjadi strategic tools, dimana fungsi dan perannya lebihkomprehensif dan lebih luas terkait pada visi, misi dan tujuan perusahaan.

PERANAN IT DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. PembangunanTeknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistemholistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatansumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasisenantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan TeknologiInformasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yangdilakukan dikategorikan sebagai berikut :

o   Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lainyang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

o   Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasiyang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaananatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaanterutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkanPerusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan AplikasiPergudangan.Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakandepartemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, halinilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran ITdalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yangdapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalammemajukan perusahaan ?Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara laindalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yangakan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasidalam Perusahaan.

Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan parausahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usahamerasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. PenerapanTeknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja.Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satuaplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, caralama kebanyakan

DAMPAK PENERAPAN IT DALAM PERUSAHAAN

·         KELEBIHAN/KEUNTUNGAN PENERAPAN IT

Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah denganmengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut,misalnya :

1.      Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

2.      Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT iniakan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggudengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.

3.      Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yangdibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akankehilangan banyak order.

4.      Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumendapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.

5.      Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaansehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatudan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannyatanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biayatransportasi.Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akandapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh ITmaka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dankemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akanmuncul angka yang cukup signifikan.Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan,diantaranya sebagai berikut:

§  Minimize risk 

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai haldan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerapdihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert danlain-lain.Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

§ Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan haltersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

 Eleminasi proses

Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampumenghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalammenghadapi keluhan pelanggan.

 Simplifikasi proses

Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanyadapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponenteknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaantanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

 Integrasi proses

Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsungakan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

Otomatisasi proses

Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

§ Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakanvalue bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan

 

loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennyauntuk jangka panjang.

§  Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya padadasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis diera globalisasi informasi.

Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yangformal.  Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar  pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dankebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaanteknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalammenentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakandengan mudah.

Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif  perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti iniIT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategikompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dankeuangan.

Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatankeputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalammenentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yangmenguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itumerupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, danmenjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaandari Strategi IT.

Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapatmengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasimanajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidangteknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan PerancanganStartegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasiuntuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.Strategi TI diperlukan untuk 

Ø  Pengetahuan mengenai teknologi baru

Ø  Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis

Ø  Dibahas dalam diskusi perusahaan

Memahami kelebihan dan kekurangan teknologiDengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yanglayak dan mendukung kegiatan bisnis.Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannyaPerancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SIyang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembanganzaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjaditantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.

SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikanteknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembanganteknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sisteminformasi dalam organisasi itu sendiri.

·         KELEMAHAN/KEKURANGAN PENERAPAN IT

Dari sekian banyak kelebihan-kelebihan yang ada dari penerapan IT  khususnyadi lingkungan perusahaan, ada juga beberapa kekurangan/kelemahan walaupun tidak  begitu signifikan dibanding dengan keuntungannya namun terkadang juga bisamenimbulkan masalah diantaranya :

1.Teknologi informasi yang diterapkan tersebut harus acceptable, artinya dapatditerima oleh semua orang yang akan menggunakannya. Jika perkembanganteknologi tidak acceptable, maka dapat menimbulkan perilaku yang tidak diharapkan seperti resistance to change (penolakan terhadap perubahan).Resistance to change muncul karena tidak semua orang mudah menerima perubahan dan menganggap bahwa adanya perubahan berarti hambatan, bahkandapat merupakan ancaman. Resistance to change juga dapat timbul karenakurangnya pengetahuan atau ketidakmampuan dalam mengoperasikan teknologiinformasi yang baru. Sebaliknya, bagi orang-orang yang dinamis, perkembangan teknologi informasi merupakan dorongan untuk semakinmengembangkan diri. Beberapa contoh anggapan bahwa perkembanganteknologi informasi merupakan ancaman, yaitu seorang mandor yang merasakedudukannya terancam jika pihak manajemen memutuskan untuk menggunakan sistem pengawasan terpusat dengan monitor kamera. Atauseorang manajer menganggap perubahan sebagai ancaman bila wewenang dankekuasaan yang dimilikinya menjadi berkurang akibat penerapan teknologiinformasi.

2. Perkembangan teknologi informasi menuntut semakin banyaknya keahlian yangdimiliki oleh karyawan atau pekerja dalam organisasi. Oleh karena itu pendidikan tambahan dan pelatihan sangat diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dari karyawan atau pekerja.

3. Perkembangan teknologi informasi juga memungkinkan hilangnya kesempatankerja khususnya bagi karyawan tingkat bawah, karena teknologi informasitersebut dapat menjalankan tugas mereka. Teknologi informasi hanyamenciptakan kesempatan kerja baru bagi tenaga ahli atau individu yang benar- benar memenuhi kualifikasi.

4. Dipihak lain ada yang beranggapan bahwa perkembangan teknologi informasidapat menimbulkan pemborosan, karena diperlukan biaya yang besar untuk pengadaan peralatan-peralatan yang canggih yang diperlukan serta pengadaan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian yangdimiliki.

5. Ada juga pihak yang tidak senang dengan kehadiran komputer yang dianggapmenjadikan mereka malas bekerja dan membosankan. Keadaan ini disebutdengan functional fixaction (tidak bersedia menerima sesuatu yang baruwalaupun sesuatu yang baru itu lebih bermanfaat).

6.Dengan semakin canggihnya teknologi informasi maka memungkinkanmunculnya kejahatan-kejahatan teknologi informasi.